（一）中共衡阳市委、市政府、市人大、市政协、市纪委、市法院、市检察院等市级机构、团体及其工作部门和直属单位以及临时性机构、企事业单位等形成的档案和有关资料；
（二）经协商同意，接收和代存市各民主党派形成的档案；
（三）党的关系在地方，属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案；
（四）市级各撤销机关、团体和其他组织的全部档案和资料；
（五）重大活动（事件）、重点工程档案；
（六）其它应该接收进馆的档案资料。
第六条 重大活动（事件），是指符合下列条件之一的社会活动或事件：
（一）省部级以上领导人在本市的重要公务活动及国内知名人士在本市的重大参观访问；
（二）外国政府、国际组织领导人、著名外国友人和著名华侨华人在本市的参观访问；
（三）市主要领导人的重要公务活动；
（四）全市具有重大影响的政治、经济、科技、社会、文化、体育等活动或者公益性活动；
（五）在全市产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共事件及处置活动；
（六）本市与国外友好城市相互往来的活动；
（七）其它具有重大影响的活动（事件）。
重大活动档案实行告知登记制度，重大活动承办单位在项目确定后一周内向市档案局告知。市档案局根据档案管理工作的实际需要，可以派员直接参加有关重大活动档案收集工作。
第七条 档案形成（移交）单位的职责义务：
（一）立档单位依法向市档案馆移交自档案形成之日起满10年，保管期限为永久、长期（或定期30年）的档案，保管条件差的单位由市档案局决定提前接收进馆年限，撤销机关应自撤销之日起3个月内完成向市档案馆移交档案工作；
（二）本市重大活动档案由组织、承办重大活动的单位负责收集、整理，其它协办单位及负责新闻报道等工作的单位，应当及时整理本单位在重大活动中形成的档案，并在重大活动结束之日起30日内向承办主要工作的单位移交，特种载体档案可以交复制件。组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束后60日内，向市档案馆移交重大活动档案原件。因特殊情况需要变更向市档案馆移交档案期限的，须经市档案局同意；
