（一）要确保本学位授予单位将本学期所有授予学位人员的数据全部上报。
（二）所有信息采集项（含学位获得者电子照片）均为必填项。其中，“学位授予单位码”、“学位授予单位校长（院长、所长）姓名”和“学位评定委员会主席姓名”可以通过软件系统统一填报。
三、规范处理并书面上报生僻字
如果学位获得者姓名、导师姓名、论文题目等存在无法输入的生僻字，请用两个半角字符“??”代替，并将所有存在生僻字的信息一一对应列出书面清单，加盖公章上报。
四、完整上传学位获得者电子照片
为了保证学位证书网上查询工作的顺利实施，应确保所有学位获得者学位证书信息（含电子照片文件）通过“学位信息年报（备案）系统”上传至数据中心。
与其它数据一样，学位获得者电子照片文件的上传按不同学位类别分别上传。为了保证学位获得者与其电子照片一一对应，电子照片文件上传工作须在相应学位获得者其它数据（含“照片文件名称”）上传后进行，请务必保证照片文件名与照片名称字段内容一致，避免照片张冠李戴。上传方式分为批量照片导入和单张照片导入两种。
（一）批量导入：
批量导入指同时导入2张以上电子照片。具体操作处理方法如下：
首先将要导入的多个电子照片文件（.jpg格式）压缩成.zip压缩文件包（压缩选中的文件，切莫压缩文件夹），然后将该压缩文件包导入系统。系统将实时解压，并将照片文件名称与已经上传的学位获得者电子数据库中的“照片文件名称”字段值进行比对，如果照片文件名称在系统中授予学位数据的“照片文件名称”字段无匹配数据，则该照片文件将不导入系统。单张照片大小不得超过15K。导入的压缩文件包大小不得超过30M（约2000张-3000张照片），如果超过30M，请分多次导入。
（二）单张导入：
单张照片导入指一次上传一张照片，用于新增、修改某一学位获得者数据时，直接导入其电子照片。
五、仔细阅读“数据校验错误报告”，进一步核实相关信息，确保上报数据准确、规范
为了尽可能避免数据采集错误，“学位信息年报系统”对数据进行了相关逻辑校验。如果某些数据不符合校验规则，学位年报系统将形成“数据校验错误报告”，其中以黑色字体显示的校验结果为提示性校验结果，允许操作员确认之后手动通过逻辑校验。学位授予单位须对照此报告，进一步核实、修改相关数据，确保上报数据的准确和规范。
