5、学号或身份证中出现的英文字母或汉字，请一律在字母或汉字处同时填涂0，1。
6、少数民族学生的姓名，凡超过四个汉字的，一律不填写汉字代码，只须在《机读卡》中用正楷清楚填写学生的全名，然后由中国图片社采用人工方式录入（中国图片社联系地址：北京市宣武门外大街甲1号，中国图片社，邮编：100052；调度室负责查询各高校和毕业生个人数据信息，联系电话：010-63072281，传真号码：010-63072464，E-mail：cps2k4_1@tom.com；数据库负责解答各类设备技术、光盘刻录和数据等方面的咨询，联系电话：010-63071117、63076401，E-mail：cpsmu@yeah.net；邮寄部负责查询各高校和毕业生个人邮寄记录，联系电话：010-63072279、63076402）。
7、拍摄序号、学号和姓名，请一律按由左至右的顺序填写，中间不要留空格。拍摄序号必须填满四位数，不足的可在前面加0，如：0001。
六、《综合信息采集登记袋》填写要求
1、填写人为高校负责图像采集工作的工作人员。
2、高校名称应填写高校全称。如是函授站点，应先标明举办高校的名称，再标明函授站名称。
3、通信地址应注明详细的接收地址、门牌号码和邮政编码。
4、联系人姓名、联系电话应用正楷填写，联系电话号码中应包括区号。
5、学校代码应填写由教育部颁布的五位数学校代码。函授站点应填写举办高校的学校代码。
七、《勘误表》填写要求
1、应准确填写联系人的校名、校址、姓名和电话号码等。
2、为便于数据传输，高校应尽量提供E-mail地址。
3、对于已发现的错误信息，高校应提供有关的毕业生身份证号和姓名，以便后期数据库查找确认。
4、所有寄往中国图片社的《勘误表》各高校应留底备查。
八、图像信息核对要求
各高校在收到照片及数据光盘后，应在一个月内完成核对工作。如发现错误，按以下方式处理：
1、 如发现个别毕业生缺少照片，高校应立即将该生的姓名、身份证号邮寄或传真给中国图片社（传递材料请务必盖上高校公章，否则不予办理），并请注明联系人、联系地址和联系电话号码。中国图片社在接到传真后，应在5个工作日内将照片补发给高校。
