代表团下设秘书处，负责组展筹备工作以及总体工作方案的制订和组织实施、审核各组工作方案、综合协调指导和督办各组工作，负责代表团经费预算申报和经费拨付等工作。
秘 书 长：王来平 省商务厅副巡视员
副秘书长：王 丽 省商务厅外贸处处长
秘书处下设综合组、展务组、宣传资料组3个工作组，各组组成及职责如下：
(一)综合组
组 长：王 丽
成 员：杨锦耀 高 晔 白锦华 王鸿杰 李 伟(省援疆办)
主要职责及任务：
1、负责与大会秘书处联络、协调，编印山西代表团工作活动手册，组织安排我省代表团参加大会的各项活动。
2、负责汇总我省代表团参会人员名单，安排山西代表团与会人员的食宿、交通、通讯、文印、安全等事宜。
3、负责落实山西代表团各种证件的制作、分发及大会各种文件、资料的领取等。
4、负责与省援疆办对接，安排相关活动等。
5、负责跟踪落实签约项目。
(二)展务组
组 长：李国荣
成 员：靖振宇 王小珍 郭香香 王永权 李 贵
主要职责及任务：
1、负责提出我省“投资形象与对外合作展区”和“专业商品展区”的组展方案及参展内容的征集、筛选、审定、制作、布展等。
2、负责参展企业和项目统一申报(包括展位、参展项目、采购商等统一申报)。
3、做好层位检查和展品质量检查、展会知识产权保护、打击假冒伪劣商品等行为。
4、负责收集、汇总我省代表团交易成果。
5、负责我省代表团参展期间安全、保卫工作。
(三)宣传资料组
组 长：陈晓红
成 员：胡春旭 胡明轩 徐晨星 赵志伟“一报两台”4人
主要职责及任务：
1、负责山西代表团展会期间主要活动的宣传报道。
2、负责组织举办推介会、签约仪式等活动，起草推介会会议动态、简报等文件和讲话稿。
3、负责统计项目洽谈成果，提交山西代表团参会工作总结。
4、负责赠品、礼品、宣传册(含光盘)的制作、分发，负责征集和刊登广告，发放宣传资料。
四、工作进度安排
(一)2011年7月下旬。召开工作协调会，讨论《首届中国-亚欧博览会山西代表团工作方案》，研究经费预算，确定人员、职责等。
(二)2011年8月上旬。申报展位需求及项目需求信息。各市申报专业商品展区层位需求及有关推介会、签约仪式需求信息。
