1．字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。
2．需归档保存的文件不得采用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
3．复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
4．录音、录像文件应保证载体的有效性。
5．长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
6．凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。
7．对不需要填写的空白栏要划杠或加盖“以下空白”章。
第十七条 竣工图编制要求
1．竣工图必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字盖章手续完备，真实反映建设项目竣工验收时的实际情况。建设单位负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位以单位工程或专业为单位编制竣工图。
2．竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”或“竣工图确认章”（见附件3），有关单位和责任人应严格履行签字手续。“竣工图章”或者“竣工图确认章”盖在竣工图图标上方空白处，如无空白处则盖在竣工图图标背面。
3．每套竣工图应附竣工图编制说明、图纸目录和编制竣工图修改依据一览表。竣工图编制说明包括编制原则、依据、更改方法和编号形式等；编制竣工图修改依据一览表（见附件4）内容包括填写竣工图的图号、修改内容、修改原因、修改依据以及提供修改单位等。
4．按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署“竣工图章”。
5．一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署“竣工图章”。
6．凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。
7．竣工图的更改方法
7.1．文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。
7.2．利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。
7.3．无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。
7.4．图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
7.5．有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。
7.6．新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
7.7．竣工图图幅应按GB/T 10609.3要求统一折叠。
第五章 项目文件整理
第十八条 纸质文件整理。建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。
第十九条 项目文件的组卷、排列
1．组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
2．案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。
3．卷内文件一般文字在前、图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
4．建设单位的文件按建设程序、工作阶段（任务）组卷，按问题、时间或重要程度排列。
5．施工文件按按合同工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷，按管理、依据、土建、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
6．竣工图按合同工程、单位工程组卷，按专业、图号排列。
7．设备仪器安装文件按专业、台（套）组卷，按开箱验收、安装调试、试运行排列。
8．管理性文件按合同工程、问题组卷，按事由、时间或重要程度排列。
9．设计变更文件、工程更改洽商单按合同工程、单位工程组卷，按文种、时间排列。
10．原材料试验文件按合同工程、单位工程组卷，按品种、批次排列。
11．监理单位的监理文件按文种、单位工程、专业组卷，按问题、时间或重要程度排列。
第二十条 案卷编目
1．卷内文件页号的编写
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。页号编写位置，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。
2．卷内目录的编制
卷内目录包括的内容如下：
序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。
文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。
责任者，应填写文件形成部门或主要责任者。
文件题名，应填写文件标题全称。
日期，应填写文件形成日期。
页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号。
备注（需要时填写）。
3．案卷封面和脊背的编制
案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：
案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。
立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门。
起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期。
保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。
档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的分类号、项目代号和案卷流水号。
案卷脊背应填写保管期限、档号和案卷题名。
案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一正式填写。
4．卷内备考表的编制
卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。
示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。
卷内备考表排列在卷内文件之后。
互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。
第二十一条 案卷装订要求
1．文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。
2．案卷内不应有金属物。
3．单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。
4．外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
第二十二条 卷皮、卷内表格规格及制成材料
1．卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。其外表规格为310mm×220mm，厚度分别为10mm，20mm，30mm，40mm，50mm，用牛皮纸板双裱压制。
