3.查阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，对档案内容应严格保密，不得泄露或擅自向外公布，保障个人隐私不受侵犯。

　　4.不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经审核同意后，方可复制或拍摄。复制的材料应注明出处和日期，并加盖公章。

　　5.需要摘录档案内容的，应征得同意，摘录部分由档案管理人员与原件核对无误后，注明出处及日期，并加盖公章。

　　6.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

　　（三）办理查阅的程序

　　1.档案管理人员审核查阅人提供的有效证件及相关材料，填写《查阅档案登记表》（见附录5），按规定提供档案材料。

　　2.查阅结束后，档案管理人员应及时将被查阅档案归库，并将查阅人所持有的介绍信、身份证复印件留存。

　　六、出具流动人员人事档案证明材料

　　（一）出具证明的适应范围

　　需要出具与本人档案记载相关或与管理人事档案相关证明材料的，由存档人员提出申请，经审核同意后出具。证明种类分为：档案托管证明（见附录6）、档案材料情况证明（见附录7）。

　　（二）办理证明的程序

　　1.存档人员向档案管理机构说明出具证明材料的事由（或对方索取证明的信函）、提供经办人或申请人有效身份证件。

　　2.根据档案实际记载出具证明。档案中无记载的，应补齐相关材料后出具。

　　3.确需复印档案材料的，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。

　　七、流动人员人事档案管理服务信息化

　　一、应使用流动人员人事档案信息化管理软件，建立档案信息数据库，逐步实现档案保存数字化、管理信息化、服务网络化。

　　二、应根据档案内容，通过录入等方式对纸质档案进行数字化处理，并检查核对档案信息与档案内容是否一致。发现错误，及时修正。在档案材料收集归档、档案转递时，应及时更新数据库有关信息。

　　三、应采取切实有效的技术手段和安全措施，建立档案信息安全保障体系，确保档案信息的安全与保密。

　　附录1

　　　　　　 （调档单位）　　（姓名）　　（性别）　　年　　月出生（　　位）同志因　　　　　　 （调档原因）调动档案的函。
　　经办人签名：　　　　　　 　　　　　　　　　　　　年　 月　 日
　　- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -


　　　　　　　　　　　　　 ：
　　经本人申请，根据中共中央组织部、人事部人发（1996）118号和贵州省委组织部、贵州省人事厅黔人发（1997）30号文件有关流动人员人事档案管理规定，请将　　　　（　　位）同志的档案材料及现实表现整理后，于　　　年　　 月　　 日前寄往我单位。

　　地址：　　　　　　　　　　　 邮编：
　　经办人：　　　　　　　　　　 电话：


　　附录2

　　因　　　　　　　　商调　　　　　　　　　（单位）　　 （　位）同志到　　　　　　　　　　　　　　工作，经研究，按第（　）条意见办理。
　　经办人签名：　　　　　　　　　　　　　　　　　　 年　 月　日
　　- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -


　　　　　　　　　　　　　 ：
　　　 同志，因　　　　要求调转工作，请按下列第（　　　　 ）条意见办理。
　　（一）如同意调出，请将其档案、最近表现（包括有否参与法轮功活动的情况）一并寄来，等研究后，再另函联系是否调来。
　　（二）同意该同志调入　　　　　　 工作。请办理调动手续，于　　 年　　 月　　日前介绍该同志来我处报到。
　　（三）经研究暂不同意调入，现将其档案材料退回你处。
　　（四）你处关于　　 同志　　　函已收悉，经研究，同意调往你处。
　　（五）因工作需要，暂不同意调往你处。
　　（六）我单位于　　年　　月　　日给你处　　　函至今未见复函，你处意见如何，请速复函。
　　（七）档案由机要交通转递或派专人送至我处。
　　（八）请注意下列材料是否齐全：
　　1、人事关系介绍信、工资介绍信；
　　2、毕业生派遣证或其它参加工作材料；
　　3、转正定级和工资材料。
　　回函地址：　　　　　　　　　 邮编：
　　经办人：　　　　　　　　　　　电话：


　　附录3
　　大中专毕业生见习期满转正定级审批表

　　表一

姓名

性别

出生年月

联系 电话

照片

籍贯

民族

政治面貌

健康 状况

学历

毕业时间学校及专业

参加工 作时间

工作单位

户口所 在地

身份证号码

家庭住址

婚否

特长

个 人 简 历

起止时间

在何院校或单位

学历及职位

证明人

家庭成员及主要社会关系

姓 名

性 别

年 龄

与本人关系

工作单位及职务

奖惩情况

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