5．负责农产品质量安全监管工作的相关部门形成的农产品质量安全档案主要有：监管工作中形成的规定、标准、规范等文件；农产品质量安全检查、监管记录；违法行为调查材料、处理决定；农产品认证审批文件等。
广义的农产品质量安全档案还包括行政管理、生产经营等综合管理性材料；反映农产品经营、生产的照片、实物、光盘、录音录像带等特殊载体材料；会计档案等。
（三）明确档案的保管期限。各单位应按照《
中华人民共和国农产品质量安全法》的规定，参照国家档案局8号令《
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，并结合自身的实际情况，制定《文件材料归档范围与保管期限表》，确定农产品质量安全档案保管期限，最低保管期限为二年。
（四）加强档案的统一管理。各建档对象要明确一位专职或兼职档案员，负责本单位的文件材料的归档整理工作，将农产品质量安全档案纳入本单位的档案管理体系之中。应根据各自实际制定《文件材料归档范围与保管期限表》，尤其加强农产品质量安全档案的收集，实现本单位各门类载体档案的集中统一管理。已经办理完毕需归档的文件材料及相关记录应及时归档，按照制定的分类方案进行科学分类，规范整理。有条件的单位应当建立专门的档案库房进行保存，确保档案的安全保管。
（五）深化档案的利用服务。农产品质量安全档案应当按照有关规定，积极为社会提供利用服务。有条件的单位可配备电脑等相关设备，做好档案信息化工作，结合档案管理系统和质量安全追溯系统，实现档案信息资源共享。
三、加强农产品质量安全档案管理工作的组织领导与监督指导
（一）各司其职，建立齐抓共管的工作机制。各市、区人民政府及农林、食品、卫生、工商、环保、质监、商务等有关职能部门及档案行政管理部门，要高度重视农产品质量安全档案工作，准确把握新形势下农产品质量安全档案的的新特点、新要求，抓紧研究制定相关业务规范和标准。成立工作领导小组，形成“统一领导，各方配合”的工作机制，切实为农产品质量安全档案工作顺利开展提供强有力的组织保障。
（二）强化业务指导，规范农产品质量安全档案管理。各职能部门要按照农产品质量安全档案工作机制要求，把农产品质量安全档案工作摆上重要议事日程，协同做好农产品质量安全档案工作，要积极引导监管对象建立档案工作制度，规范质量安全档案的收集与管理。档案行政管理部门要充分发挥档案管理职能作用，按照建档对象，分类分批做好农产品质量安全档案的业务指导和监督，规范操作程序，强化档案业务培训，保障农产品质量安全档案工作健康有序开展。
（三）加强监督检查，促进农产品质量安全档案的长效管理。各职能部门要根据本单位在农产品质量安全管理方面的法律授权和工作职责分工，在做好农产品质量安全日常监管的同时，要把监管对象档案工作作为监管工作的一项重要内容，提出明确的检查和考核要求，实现农产品质量安全档案工作的长效管理。市档案部门要联合各职能部门对所确定的建档对象按照档案工作规范要求进行检查、验收，及时将检查验收结果进行通报，对擅不进行农产品质量安全记录和归档，擅自损毁、涂改、隐匿农产品质量安全档案的行为要依法追究责任。
