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代表机构设立时涉及前置许可的，需提交加盖公章的前置许可证件、批准文件的复印件。设立不满一个会计年度的代表机构，无需提交年度审计报告。
使用数字认证证书（CA）网上申报年检、年报，且不属于重点审查（含抽查）的外商投资企业、代表机构，无需提交纸质年检、年报材料。
4.申报方式。
（1）网上申报：具备上网条件的企业，登录“北京工商”（www.baic.gov.cn），点击“年检验照”（以下简称“网检系统”），进入“企业年检”模块，按提示阅读《守法经营告知书》和《年检报告书》填报说明，填写《年检报告书》，提交年检数据。然后，打印《守法经营告知书》和《年检报告书》，由法定代表人或负责人签字后，连同相关年检材料一并送达所在地年检承办单位。
代表机构登录“网检系统”，进入“外商代表机构年报”模块，按提示要求填报、提交年报数据，持首席代表签字的《外商代表机构年度报告书》以及《登记证》复印件，办理年报手续。
持有CA且非重点审查（含抽查）外商投资企业、代表机构，可以通过CA登录“网检系统”，提交年检、年报数据。待年检、年报承办单位网上确认后，外商投资企业根据需要持营业执照副本到年检承办单位加盖年检戳记；代表机构可以自行下载打印《年度报告通知书》，无需再到年报承办单位办理年报手续。
会计师事务所上传的电子版审计报告应进行电子签名（签章）。
（2）书式申报：不具备上网条件的企业、代表机构，采用书式方式申报年检、年报。企业凭营业执照副本到所在地年检承办单位领取《守法经营告知书》和《年检报告书》；代表机构凭《登记证》到所在地年报承办单位领取《外国企业常驻代表机构年度报告书》，按要求阅读填写并由法定代表人、负责人或首席代表签字后，连同相关年检或年报材料一并报所在地年检、年报承办单位，接受审查，办理年检、年报手续。
5.年检、年报审查。服务平台年检、年报人员查看申请人提交的年检、年报材料（包括直接送达和邮寄送达）是否齐全，内容是否完整，数据是否准确（属于网上申报的，注意查看是否为年检系统下载并打印的年检材料，下载的年检报告书封面右上角印有申报方式、时间和审查方式等标记）。材料不齐全、内容不完整或数据填报有误的，给申请人开具《年检材料暂不受理通知书》（附件1）、《年报材料暂不受理通知书》（附件2），告知参检企业或代表机构补全、修改后重新提交；材料齐全、内容完整、数据准确的，登录“网格监管系统”，进入“日常管理”模块，应用“企业年检”或“外商代表机构年报”相关功能，查看有无审查标注，对无审查标注的进行一般审查，对有审查标注的进行重点审查。
（1）一般审查。对网上申报年检的企业，年检人员进入“审查确认”模块，选择“确认”菜单，查找企业年检数据，并与年检报告书进行核对，数据不一致的，通过系统对话框或电话通知其修正后重新提交；数据一致的，即时予以年检“确认”，直接在年检报告书审查意见栏内注明“年检材料齐全、内容完整、数据准确”并签名。同时在营业执照副本年检栏（无副本的，在正本左下角）注明“2011年度”、“2012年×月×日”，加盖年检戳记后，发还营业执照副本，年检材料存档。
对网上申报年报的代表机构，年报人员进入“审查确认”模块，选择“确认”菜单，查找代表机构年报数据，并与年度报告书进行核对，数据不一致的，通过系统对话框或电话通知其修正后重新提交；数据一致的，即时予以年报“确认”，直接在年度报告书审查意见栏内注明“年报材料齐全、内容完整、数据准确”并签名。同时向申请年报的代表机构制发《外国企业常驻代表机构年度报告通知书》（附件3），年报材料存档。
通过邮寄方式送达年检、年报材料的企业和代表机构，年检、年报承办单位收到年检、年报材料后，指定专人在2个工作日内登录“网格监管系统”，选择“邮寄送达”，予以“确认”，并按要求填写年检、年报意见。此类企业或代表机构可以根据自身需要持营业执照副本（无副本的持正本）、《登记证》到所在地分局企业监督管理科（外商投资企业监督管理科）或工商所加盖年检戳记、领取《外国企业常驻代表机构年度报告通知书》。
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