山西省住房和城乡建设关于印发《省住房和城乡建设厅机关档案归档程序》的通知
（晋建办字[2011]321号）
机关各处室：
现将《省住房和城乡建设厅机关档案归档程序》印发你们，请认真贯彻执行。
山西省住房和城乡建设厅
二〇一一年八月二十九日
省住房和城乡建设厅机关档案归档程序
为规范厅机关各类档案的归档和管理工作，按照《
机关档案工作条例》的规定，制定本机关档案归档程序。
厅机关各处室要严格按照《山西省住房和城乡建设厅机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）的要求，对本机关在工作活动中形成的各种门类和载体的历史记录，进行全面收集、整理、移交和归档。
一、文件归档前期工作
1.各处室档案员依照《规定》，将已经处理完毕的文件随时进行收集、汇总，并初步分类。
2.建立分类文件夹，将分类文件归入相关文件夹，并妥善保管。
二、归档文件收集整理
（一）将具有保存价值的文件材料收集齐全完整。
1.文件材料必须是原件。
2.每份文件的件数、页数要齐全。
3.文件材料的形成时间（年、月、日）、领导签批、盖章等内容要齐全。
4.文件内容记载要齐全（请示件应有批复，转发文件的附件应齐全）。
（二）将收集好的文件材料进行规范整理。
1.归档文件标题简明确切。
2.目录填写规范。
3.装订前去金属钉，装订整齐牢固。文件自右、下方取齐，左侧三孔一线装订，也可用线缝装订机或不锈钢钢夹装订。
4.声像、图表、电子档案的归档要符合相关规范要求。
三、文件归档方法步骤
1.分类 按照《规定》将文件进行准确划分和分类。
2.组合 将同一类别文件进行组合。
3.编写文件页码-一般在页面右下角或左下角。
4.归档文件排列与编号 将整个文件按照文件封面、文件、签批页、底稿及封底依序进行排列及编页号。
5.将归档文件目录录入档案管理软件 先录文件后录函件；同时按永久、30、10年顺序依次录入，格式见附表。其中顺序号指文件的顺序编号；文号指文件的发文字号；责任者指文件的形成单位；文件题名指文件的标题；成文日期指文件的形成日期；页号指每份文件的总页数；保管期限指文件的所属保管期限；密级指文件的保密程度。
